Cómo agregar o cambiar el color en una celda basada en texto en Excel: formato condicional de Excel (ejemplo)

Microsoft Excel nos permite utilizar un amplio abanico de funciones que nos permiten realizar cálculos matemáticos, incluyendo gráficos e imágenes, como la función denominada SI, y algunos atajos de teclado muy útiles. Pero en este caso, te vamos a mostrar una solución que no permite usar una función a menos que sea un formato.

En el siguiente artículo conocerás cómo agregar o cambiar el color en una celda basado en texto en Excel, formato condicional de Excel.

Pero, ¿por qué esta diferencia entre función y formato? La diferencia es que las funciones de Excel solo se utilizan para modificar los diversos datos contenidos en una celda en particular. Mientras que el formateo cambiará la apariencia de esa celda. Por este motivo, si queremos cambiar el color de una celda, usaremos un formato en lugar de una celda.

En el mundo de Office Automation, es importante conocer estas diferencias y, sobre todo, conocer cómo funcionan y cómo se utilizan las distintas funciones y formatos de Microsoft Exel. En el siguiente tutorial te vamos a mostrar los pasos que debes seguir para que sepas cómo agregar o cambiar el color en una celda basado en texto en Excel, formato condicional de Excel.

Cómo agregar o cambiar el color en una celda basada en texto en Excel

Como ya te hemos explicado no vamos a utilizar una función de Excel si no es un formato, en nuestro caso el formato condicional. Para esto vamos a ir al programa Excel y luego vamos a abrir una nueva hoja de cálculo que puedes nombrar. Si ya tenemos una tabla con datos guardados podemos abrirla, si no, partimos de cero para crear nuestra tabla de datos.

Por ejemplo podemos poner en una pequeña tabla con 7 columnas y 5 filas, pondremos el número de factura, fecha, cantidad, descripción del producto, cantidades, precio total y condición de pago en las columnas. Si se cancela o no y en las filas se agregarán los detalles de 5 facturas realizadas.

Terminamos de poner los datos en nuestra tabla y vamos a poner eso en las filas 1, 3 y 4 la factura se cancela o se paga. En los otros dos conjuntos consecutivos 2 y 5, la factura aún no ha sido cancelada. Ahora queremos que las filas donde no parecen estar canceladas sean de color rojo y las filas donde parecen estar de color verde.

Para ello vamos a seleccionar toda la tabla para que queden resaltados todos sus detalles, luego subimos al menú de la parte superior. Y vamos a seleccionar la pestaña Inicio y luego vamos a hacer un clip en la selección Formato condicional. Al hacer esto, se mostrarán algunas opciones y seleccionaremos Nueva regla. Cabe señalar que puede seleccionar un rango de celdas en Excel con atajos de teclado.

Habilitar el formato condicional

Aparecerá una pequeña ventana y seleccionaremos la opción “Usar una fórmula que determine las celdas a aplicar formato. Hacemos un clip y luego escribimos la regla, esto = $ G3 = «cancelado». Con esta regla estamos diciendo que las filas que contienen el valor de cancelación cambian a verde.

Con ese fin, sujetamos el Elección de formato, aquí aparece una nueva ventana y vamos a seleccionar el color, verde en nuestro caso y luego pulsamos OK. Luego lo llevará a la ventana anterior y nuevamente tendrá que hacer clic en Aceptar. Y podrás entender que se han cambiado a verde en todas aquellas filas que tienen el valor de cancelación.

Nuestro ejemplo serán las filas 1, 3 y 4, luego debemos repetir el mismo procedimiento para las filas que tienen el valor «deshecho» y en lugar de verde agregará el color rojo. Y así verás como tu tabla cambiará el color de las filas donde nos dará un color diferente, según la información que tenga.

Y de esta forma aprendiste a utilizar un formato muy útil para realizar cambios en la apariencia de las celdas. Y con este tutorial podrías aprender cómo agregar o cambiar el color en una celda basado en texto en Excel, formato condicional de Excel.